電腦知識庫
系列四 — 善用「導讀工具」
來閱讀長篇幅的Word文件

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建立「法律文件索引」

當你要在文件裡引用案件、規條、法令、憲法語言、論文或法律文件裡的其他文件，為它們建立「法律文件索引」會是很有用的，因為索引內能顯示每一段引文的參照名稱及其所在位置，方便查看。

如要建立「法律文件索引」，你的文件裡必須先收載有引文的參照名稱或特別標設為引文的記號。當你加插了所有記號後，Word便會將所有標設了的文字排成一份類似文件目錄的列表。

此外，你必須使用完整名稱來參照首次在文件內出現的引文，但隨後你卻可使用簡稱來參照其後出現的相同引文。例如，必須以全名"Hatfield v. McCoy, 66 Can 2d 216 (1993)"來首次參照這宗法律案件，其後便可以簡稱"Hatfield v. McCoy"來參照它。當你標設了文件內所有的引文後，你便可指令Word去搜尋和標設引文的完整名稱和簡稱，而事後你亦可自由地修改「法律文件索引」裡的引文名稱。

使用「引文標設」對話盒

你可使用「引文標設」對話盒在文件內標設引文，步驟如下：

1.先用滑鼠選取引文在文件內首次出現的完整名稱，同時按下(Alt）、（Shift）及(I）鍵打開對話盒。你亦何從「插入」菜單中選取「索引及目錄」選項，又點選「法律文件索引」標籤，再點選「引文標設」按鈕打開對話盒。

2.你所揀選的文字接著會在「引文選取」格及「短篇引文」格出現。你可從「引文選取」格知道該段引文會如何在「法律文件索引」中顯示，當然你亦可隨意地修改它的顯示方式。

3.修改「短篇引文」格內的文字，使之與引文在文件內的簡稱相符。例如，若引文的簡稱是 "Hatfield v. McCoy"，你便須將案件、法庭編號及日期從文字後段中刪除。

4.從「類別」列表中揀選能概括你的法律引文的類別。而這類別的名稱會以粗體顯示在「法律文件索引」裡的引文參照列表之上。

5.除了可從預設的類別名稱中揀選外，你亦可新增自己的類別名稱。只需點選「類別」按鈕打開「編輯類別」對話盒，從列表中揀選其中一個現存的類別，鍵入另一個名稱，再點選「取代以」按鈕及「確定」按鈕便可。

6.點選「標設」按鈕，Word會自動在文件中引文的旁邊插入一個「法律文件索引項功能變數」。要隱藏該功能變數，點選「標準工具列」上的「顯示／隱藏」("?")按鈕。

7.你會發現「引文標設」對話盒仍然打開，讓你可以繼續揀選和標設更多其他的引文。當你點選了文中的另一段引文後，你可再點選對話盒以重新啟動它。此外，你也可按需要將對話盒拖放至屏幕的各處，以免遮擋文件上的文字。

8.完成了所有標設工作後，你只須點選對話盒右上方的「關閉」按鈕便能將它關閉。

下次我會教大家如何以簡稱標設其他在文件中出現的引文，如何揀選格式來建立索引及如何更新索引。

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(電郵地址："Daniel_KC_To@ police.gov.hk")